お知らせつぶやき

リモートワーク

 協学国際特許事務所では、昨今の情勢に鑑みて、2020年4月7日から技術・事務共に原則リモートワーク(テレワーク)の体制で業務を行っております。

 ・クライント様との特許面談はオンラインで行っております。
 ・クライアント様との連絡ツールは今までと変わりありません。電話対応も今まで通り可能です。担当者からは折り返しとさせて頂くことがあります。
 ・5/1現在の弊所方針では、緊急事態宣言の解除有無に関わらず5月末までリモート体制を継続する予定となっておます。

 

 以下では最近の弊所の取り組みについてご紹介致します。弊所では採用活動を引き続き行っておりますので、参考にして頂ければ幸いです。

 

*リモート勤務の準備*

 2020年3月・・・当初は4月以降の勤務日を減らす方向で特別有給休暇を付与しました。しかし新型インフルエンザ等対策特別措置法の改正案が出て緊急事態宣言が発令される可能性が高くなったため、万一外出禁止となった場合や入居しているビルに感染者が出た場合等に備えて、事務・技術共にリモート勤務とするための準備を開始しました。弊所ではデスクトップPCを使用していたため、まずは技術・事務含めて全員分のノートPCを手配しました。一方で、クライアント様と今後の対応についてご相談等させて頂きました。

 2020年4月・・・第1週目の時点ではリモート体制の準備がまだ完了していなかったため、念のため徒歩で出勤できる者や作業がある者だけ出勤し、急用が無い場合は緊急で付与した特別有給休暇により休みとしました。事務作業については、バックオフィス業務担当の弁理士が既に2月から在宅勤務を開始していたため(「壮行会&リモートワーク」の記事)、通常通り遂行しておりました。また、リモート用の業務マニュアルを新たに作成し、各種ソフトの購入やライセンスの追加等を行いました。

IMG_PC

3月に注文したノートPCが到着。
セキュリティ環境の構築等、諸々のセッティングを行いました。

 4月7日~リモートワークの開始・・・4月6日に準備が完了したため、各自ノートPCを持ち帰り、4月7日から全員がリモートワーク(テレワーク)を開始しました。元々電子化が進んではいましたが、所内で発生する業務や、対外的な業務も含めて短期間でリモート用に再構築できたのは、様々なアイデアと各所員の知識、協力があってこそでした。この機に新たな便利マクロも作成されましたし、リモート用のフォルダ群やルールも即日作成されました。また、リモート用の業務マニュアルも2日程で仕上がるというスピード感でした。まだ新しい小規模な事務所ならではの意思決定の速さと臨機応変さが発揮できたと思います。ハード的な対策としては、上記ノートPCの手配の他、今まで紙媒体で行っていたチェックを画面上でデータを並べて行うことになるため、事務スタッフ用に大型のモニターを購入して自宅に直接郵送しました。

 なお業務上オフィスでの作業が必要な場合もありますので、適宜代表やその他技術スタッフが出勤しています。現在のところ事務スタッフは月に一度の出勤となっております。

 また、なかなか取り難い所員間のコミュニケーションですが、国内・外国共に事務スタッフは特にやり取りが多いため、「Slackの専用チャンネルで音声通話繋ぎっぱ(ただし話さない時は常時ミュート)」を実施しています。確認や質問がある際にはすぐに話し掛けられますし、誰かの話し声が聞こえる、というのは職場に居てもある状況かと思います。他の人の業務の様子も分かり、また、参加したい雑談にも気楽に参加できます。事務スタッフは会話を行う時だけマイクをONにしています。なお技術スタッフ含めた全員および個人間のやり取りは、Slack(チャットと音声)とメールを使用しております。また、離席や休憩、外出等はSlackのステータス設定の利用を推奨しています。

 

*今後について

 今回のリモート体制の導入に伴い、急ピッチで大幅な業務変更を行いましたが、この機会を今後の事務所運営に活かすべく、所内ではリモート・電子化プロジェクトが立ち上がっています。現時点では、実際に運用してみて気付いた点や問題点、紙媒体の方が良いのか、作業効率への影響等を洗い出して情報共有を行っています。今後の事務所の成長や更なる体制強化に繋げていければと思っております。

※追記1ー協学国際特許事務所では、2020年6月12日まで全所員リモート体制を継続することとなりました。(2020/5/26)
※追記2ー出勤再開に備えて所内の感染症対策ガイドラインを策定しました。例えば出勤前及び出勤時には体温測定を行い、37.0度を超える場合は休暇または自宅勤務とします。また、他のスタッフとの会話はマスク着用で行います。その他、換気、消毒、手洗い等をこまめに行うように致します。(2020/6/3)

※追記3ー2020年6月15日からは、各自の希望と業務状況に応じて、リモート勤務とオフィス勤務を併用しております。オフィス勤務率は5割以下となっていますが、業務は通常通り遂行しております。(2020/6/25)


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