最新の特許管理システムの導入

◇弊所では、設立当初から最新の特許管理システムを導入しております。本システムにより、すべての案件の各種期限（法定期限や企業様期限等）、出願人データ、出願書類等を管理しております。本システムの管理情報をスタッフ全員で共有することで、よりスムーズな業務遂行を実現しております。また、本システムでは、特許庁と送受信する書類を取り込んで自動で期限管理を行えるため、業務効率も向上しております。

◇また、2020年4月から紙包袋を全て廃止し、リモート勤務に対応できるよう業務体制の改革を迅速に行いました。

お客様毎の処理フローを作成

◇弊所では、所内にてお客様毎のオリジナルの業務処理フローを作成し、お客様のご要望や社内ルールに従った柔軟なサービスを提供することを可能としております。例えば、出願書類の納品方法やファイル形式、経理関係等には、お客様の会社毎に独自のルールがあるかと思います。所内では、案件毎にかかる処理フローを適用することで、各スタッフが業務内容を都度確認しながら業務を進めることができ、ミス無く素早い仕事の遂行を実現しております。

◇また、弊所業務処理フローは、お客様毎に作成したひな形を特許管理システムに登録しておくことで、案件毎に自動で作成、出力されます。

ルーチンワークの自動化

◇弊所では、ルーチンワークを出来るだけ自動化するよう、日々改善に取り組んでおります。上記紹介した特許管理システムの他、各種システムやソフトウェアの導入、特許明細書のチェックツールの利用等を日常的に行っております。

事務スタッフと技術スタッフによるダブルチェックの実施

◇弊所では、事務スタッフと技術スタッフが相互に仕事内容をチェックすることで、事務的なミスを防ぐよう努めております。また、事務スタッフの増員により、事務スタッフ側でのWチェックも実施しております。事務所自体は立ち上がったばかりですが、各スタッフの長年の経験からのノウハウを生かして、事務体制や管理体制は設立当初からしっかりと構築しております。

◇各スタッフは積極的に業務マニュアルを作成したり、更新、共有するようにしています。所内のコミュニケーションがきちんと取れていることも、お客様に質の高いサービスを提供する上で重要なことと考えております。